智能印章是什么?答:印章與互聯網技術的結合
物聯網技術,顧名思義就是物物相連的互聯網。如果說普通互聯網的使用者是人的話,物聯網則是把互聯網的用戶端拓展到了物品上面。
物聯網作為一項非常年輕的技術,但已經融入到了日常的印章管理中。雖然印章是一個“死物件”,但是它卻代表了許多領導或者單位的權利。在日常的工作中難免會遇到印章外帶的問題。眼看著現在因為違規使用印章而造成損失的案件越來越多,您還放心嗎?
在印章中添加物聯網技術,使得印章成為一個可以反饋自身信息的“客戶端”。這樣的想法在一些睿智的管理者腦中逐漸的成熟了。
首先,憑借物聯網技術的強大信息化能力。印章所經歷的蓋印動作都需要授權并且都會有記錄。如果說對印章的管理有難度,這個難度往往體現在印章一旦離開管理者的視線,那么對于它的使用安全無法得到保障。而現在,拿走的印章上自己長了眼睛。這個眼睛還會即時的打“小報告”。不僅僅是留證據,這更是對別有用心的人一種震懾。
并且所蓋文件的記錄可以用作行政人員的核對和記錄。有了依據,有記錄可查。這工作才有法可依。像之前一樣盲人摸象一般的憑員工的一張嘴了解外帶印章的使用情況。這種口頭信息您還相信嗎?可以說,通過對物聯網技術的應用,印章的管理工作可真是簡單了不少!
企業印章主要用于采購和銷售合同的簽訂為主,在外地建立生產基地時需要成立子公司,子公司的印章管理成為總部的監管重點。目前許多企業采取集中到總部的管理模式,通過快遞和送章模式解決,存在管理成本高和影響子公司業務發展需要的問題。
1、【總部用印量大、頻率高】集中式管理模式存在蓋章量大、用印頻繁的情況,造成印管員工作繁重,無法及時有效發現違規用印的產生。
2、【印章外帶較多】 總部印章外帶到銀行、工商、稅務等機構用印時,需要專人陪同,耗費人力也難以滿足業務需求。
3、【用印無法監管】 線上OA審批完成后,線下用印以印管員監督為主,容易被產生偷蓋文件。
4、【異地用印】 異地用印成本高,風險大,時間周期長。
5、【銷售外帶監管】 銷售人員外帶印章簽訂合同,無法有效把控合同條款未經審批蓋章。
6、【分支機構用印難管控】 子公司/分公司印章自行保管模式下,總部難以規范和掌握分支機構的蓋章文件及內容。
建立完整的印章檔案:實時掌握控股集團、子公司、分公司印章種類、數量、狀態、用印統計分析等;
建立多層級授權審批:通過多層級的授權審批,適當下放用印審批權限,給予分支機構更大的自主權,同時有效監督和管控分支機構;
建立集團自助式蓋章:,集中在總部文印室蓋章,建立文印室實現自助式用印,用印人員審批流程審核通過后,通過授權驗證碼啟動智能印章設備解鎖蓋章;
外帶安全:銷售人員自行外帶印章設備,用印時間、地點、蓋章文件實時回傳數據,總部也可遠程實時監控管理,無需行政人員陪同;
防控風險:實現與OA無縫對接,通過閉環式的用印管理,有效防止偷蓋印章。